לניהול מחלקות ונציגים בוואטסאפ, יש לבצע את השלבים הבאים:
1. צור חשבון במערכת מקס צ’אטס אם עדיין לא עשית זאת, צור חשבון במערכת מקס צ’אטס / מקס בוט עבור העסק שלך. זה יאפשר לך לנהל מחלקות ונציגים מרובים על אותו מספר וואטסאפ, כמו גם להקים צ’אטבוט למענה אוטומטי למתעניינים במוצרים ובשירות שלך ולהתחבר ב API למערכת ה CRM שלך ולרשתות הסושיאל וליצור אוטומציות מורכבות גם באמצעות מייק וזאפיר
2. צור והוסף מחלקות: צור מחלקות שונות בעסק כמו מכירות, שירות לקוחות, תמיכה טכנית וכו’.
3. צור והוסף סוגי תפקידים במערכת מקס בוט. הקצה הרשאות מתאימות לפיצ’רים השונים במערכת עבור כל סוג תפקיד.
4. צור והוסף נציגים למערכת: בחר עבור כל נציג את התפקיד עם ההרשאות הספציפיות עבורו והמחלקות אליהן ישוייך (הנציג יראה רק הודעות שמגיעות אל המחלקות אליהן שוייך)
5. צור הודעות מוכנות מראש: ניתן להשתמש גם בהודעות תגובה מהירה (לפי מחלקות) כדי להקל על עבודת הנציגים אל מול הלקוחות במחלקות השונות ולחסוך בזמן עבודה יקר.
5. מעקב אחר ביצועים: עקוב אחר הביצועים של הנציגים שלך על ידי מעקב אחר זמן התגובה שלהם, שיעור הרזולוציה ושביעות רצון הלקוחות. אתה יכול להשתמש בפיצ’ר הסטטיסטיקות המפורטות במערכת מקס כדי לעשות זאת.
על ידי ביצוע שלבים אלה, תוכל לנהל ביעילות מחלקות ונציגים ב-WhatsApp עם מערכת מקס צ’אטס ולספק מענה למתעניינים ותמיכת לקוחות יעילה, מהירה וטובה יותר ללקוחות שלך.
היתרונות של ניהול מחלקות ומתן הרשאות לנציגים במערכת מקס צ'אטס
ניהול מחלקות שונות בוואטסאפ עבור העסק והגדרת הרשאות שונות עבור הנציגים השונים מהמחלקות השונות במקס צ’אטס יכולים לספק מספר יתרונות:
1. יעילות משופרת: על ידי חלוקת העסק שלך למחלקות שונות והקצאת משימות ספציפיות לכל מחלקה, תוכל לשפר את היעילות של הפעילות העסקית שלך. כל מחלקה יכולה להתמקד במשימות ובאחריות הספציפיות שלה, מבלי לראות את הפניות המגיעות למחלקות האחרות בארגון מה שמוביל לביצועים ופרודוקטיביות טובים יותר.
2. שירות לקוחות טוב יותר: על ידי קיום מחלקת שירות לקוחות ייעודית, אתה יכול להבטיח שהלקוחות שלך יקבלו את התמיכה הטובה ביותר. ניתן להכשיר נציגים במחלקת שירות לקוחות לטפל בשאלות ותלונות של לקוחות, מה שמוביל לשביעות רצון גבוהה יותר של הלקוחות. (ניתן גם להפעיל צ’אטבוט ייעודי לכל מחלקה שיטפל בשאלות הנפוצות באופן אוטומטי.
3. אבטחה משופרת: על ידי הגדרת הרשאות שונות עבור נציגים שונים בהתאם לתפקידם, אתה יכול להבטיח שהנתונים העסקיים הרגישים יהיו נגישים רק לצוות המורשה. זה יכול לעזור למנוע פרצות נתונים ולהגן על העסק שלך מפני איומי אבטחה פוטנציאליים או גניבת מידע עסקי רגיש על ידי נציגים.
4. שיתוף פעולה יעיל: על ידי מתן אפשרות לנציגים ממחלקות שונות לשתף פעולה בפרויקטים ומשימות, אתה יכול לייעל את התהליכים העסקיים שלך ולשפר את התקשורת בין המחלקות. זה יכול להוביל לקבלת החלטות טובה יותר ופתרון בעיות יעיל יותר.
5. ניהול טוב יותר: על ידי היררכיה ומבנה ברורים, אתה יכול לשפר את הניהול הכולל של העסק שלך. אתה יכול לעקוב בקלות אחר הביצועים של מחלקות ונציגים שונים, לזהות תחומים לשיפור ולקבל החלטות מושכלות על סמך תובנות מונעות נתונים. בסך הכל, ניהול מחלקות שונות עבור העסק והגדרת הרשאות שונות עבור הנציגים השונים יכולים לעזור לעסק שלך להתנהל בצורה חלקה יותר, לשפר את שביעות רצון הלקוחות ולהניע צמיחה והצלחה של העסק
תמלול הסרטון
אוקיי, לאחר שפתחנו חשבון חדש במקס צ’אטס בדרך כלל, הדבר הראשון שאנחנו נרצה לעשות זה להקים את החברה שלנו, להוסיף יוזרים ותפקידים לכך ניכנס לפאנל הניהול של החברה שלי, תחת ניהול, החברה שלי, ונרצה להוסיף כאן מחלקות ותפקידים.
כל אופרטור (נציג) אצלנו בחברה משוייך למחלקה מסוימת ומקבל תפקיד מסוים כאשר התפקיד בעצם מאפשר לנו לבחור את סוגי ההרשאות שאנחנו נותנים לאותו בעל תפקיד אז לדוגמה, איש מכירות אנחנו נרצה לתת בדרך כלל אישור לניהול לקוחות – ניהול אנשי הקשר וכמובן למנהל השיחות על מנת שיוכל לנהל את השיחות ולדבר עם הלקוחות נרצה לתת לו גם אפשרות של ניהול תגים על מנת שיוכל ליצור תגים בעצמו ובמקרים מסוימים נרצה לתת ניהול יומנים או ניהול הודעות מיידיות, שזה בעצם סוג של קמפיינים, ניהול קמפיינים וכולי זה תלוי בכל חברה איזה הרשאות רוצים לתת לאותו יוזר כרגע אני אעשה שמירה ויש לנו כאן תפקיד חדש.
עכשיו אנחנו נרצה ליצור גם מחלקות אז ניצור מחלקה נקרא לזה מכירות מחלקת מכירות כאן אנחנו נבחר איזה אימיילים יקבלו את ההודעה לדוגמה יכולים להוסיף כמה מיילים שאנחנו רוצים אלו אלו מיילים אשר יקבלו רק הודעות שמגיעות למחלקת המכירות משתמש יקבל באופן אוטומטי את ההודעות של מחלקת המכירות אם במידה ואנחנו רוצים לעשות את זה, נעשה סימן וי וזה אומר שמשתמש, שהוא משוייך למחלקת מכירות, יקבל את ההודעות למייל שמופיע בפרופיל האישי שלו כאן אנחנו נקבע את השם של ההודעה, בעצם את השם של נושא ההודעה של הנושא שישלח בה הודעת מייל, לדוגמה הודעה למחלקת מכירות ונעשה שמירה יפה, כעת יש לנו גם מחלקת מכירות וגם תפקיד איש מכירות אם נרצה להוסיף עוד מחלקות, פשוט נלחץ כאן, ניצור עד מחלקה זה יכול להיות מחלקת שיווק, בוא נקרא לזה מחלקת שירות לקוחות נעשה כאן וי שכל מי שבמחלקה של שירות לקוחות יקבל גם את הנוטיפיקציות (התראות) לאימיל שלו וההודעה תהיה הודעה למחלקת שירות לקוחות ויש לנו מחלקה חדשה אנחנו יכולים להוסיף את זה גם כתפקיד איש שירות לקוחות ובמקרה הזה ניתן אישור לדוגמה רק לניהול שיחות ניהול תגים ונשמור את ההגדרה.
עכשיו, הדבר הבא שנרצה לעשות אחרי שיש לנו מחלקות ותפקידים סיימנו עם כל המחלקות בחברה ועם כל סוגי התפקידים שאנחנו רוצים להשתמש ניכנס שוב לניהול ונבחר נציגים
כאן אנחנו נוסיף את הנציגים שלנו נבחר בשם בועז תפקיד מפעיל תפקיד “מפעיל” ו”מנהל חברה” מגיעים אוטומטית עם המערכת אלו התפקידים הנוספים שהוספנו אז נגיד אני רוצה להוסיף איש מכירות נבחר לו את המחלקות שזה מן הסתם מחלקת מכירות. אלה מחלקות שאותו משתמש יראה במנהל השיחות שלו כאשר הוא ייכנס למערכת אם אנחנו לא שמים כאן את כל המחלקות אז הוא יראה רק את הפניות של המחלקה שמשוייכת אליו מן הסתם, מחלקת מכירות האימייל של המשתמש וטלפון פה זה לא קריטי אפשר להכניס סתם מספר כי זה לא רלוונטי זה לא מספר שהמערכת שולחת אליו הודעה ונעשה שמירה כעת, זה המשתמש החדש שיצרתי איש מכירות.
אם אני אכנס עם הפרטים האלו אל המערכת, בעצם היוזר החדש הזה כרגע קיבל הודעת מייל שאומרת לו שהוא צריך לאשר את הכניסה שלו למערכת,(וליצור סיסמה לעצמו) בוא נראה איך זה נראה ואני שוב אכנס למייל שקיבלתי בתור משתמש במערכת חשבון חדש הוקם במקס צ’אטס אני אכנס למייל ואני אלחץ על set password על מנת ליצור לעצמי סיסמה להשתמש במערכת הסיסמה שלי.
נכנסתי אל המערכת ואני רואה רק את אנשי הקשר, ניהול צ’אטים ועריכת תגים בהתאם לאישורים שנתתי למשתמש במערכת.
